【忘れちゃダメ！】代表取締役の住所変更時には登記が必要？やり方も解説！
この記事は以下のような人におすすめ！
- 代表取締役をしており最近引っ越しをした
- なぜ代表取締役の住所変更登記が必要なのか知りたい
- 代表取締役の住所変更登記の手順を知りたい
- 代表取締役の住所変更登記に必要な書類を知りたい
- 代表取締役の住所変更登記に必要な書類の書き方を知りたい
ご自身に必要なポイントだけ読めばOKです。それでは早速、読んでいきましょう。
※ 記事内容は執筆時点のものです。必要に応じて最新の情報をご確認ください。
代表取締役の住所変更登記が必要な理由とは？
代表取締役が引っ越しをした際に住所変更登記が必要になる理由は、会社の代表取締役の住所が登記の絶対的記載事項となっているからです。登記の絶対的記載事項は最新の状態にすることが義務付けられているため、代表取締役が引っ越しをした場合必ず住所変更の変更登記が必要になります。 (会社法第915条第1項を参照)
代表取締役の住所変更登記はいつまでにやる必要がある？
では、代表取締役が引っ越した場合、住所変更登記はいつまでにやる必要があるでしょうか。会社法では、登記事項に変更があった場合、2週間以内に変更登記の申請をしなければならないとされています。つまり、代表取締役の住所変更登記は引っ越し後2週間以内に行う必要があります。
会社法第915条第1項 変更の登記
会社法第915条によると、「会社において第911条第3項各号又は前3条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、2週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない」とされています。
代表取締役の住所変更登記を実施しなかった際のリスクとは？
代表取締役の住所変更登記は引っ越し後2週間以内に行わなければいけないことが分かりました。ここで、代表取締役の住所変更登記を法律で定められた期限内に実施しなかった際に、どのようなペナルティやリスクがあるのかについてご説明します。
過料が科される
代表取締役の住所変更登記を怠った場合、会社法976条では罰則として代表者個人に100万円以下の過料が生じる旨が定められています。また、過料は100万円以下と定められていますが、登記を怠っていた期間によって金額が決まることが多いです。そのため、変更登記を行うのが遅ければ遅いほど多額の過料を科せられる可能性が高くなります。
郵便物などが届かない
本来、引っ越し先の新しい住所に届くはずの重要な書類が以前の住所に届いてしまう可能性があります。会社に関する重要な書類が以前の住所に届いてしまうと会社情報の流出につながる恐れもあり大変危険です。
他の手続きに影響を及ぼす
会社運営をしていく上で、補助金や助成金を申請や他の役所に書類を提出する場合に、添付書類として登記簿謄本(登記事項証明書)が求められることがあります。この登記簿謄本を取得する際に、代表取締役の住所変更登記が行われていないことが発覚し、住所変更登記が完了するまで他の手続きが進められなくなってしまう可能性があります。
他の登記が行えない
他の登記手続きにも影響を及ぼす場合があります。例えば土地や建物の所有権が移ったときには「所有権移転登記」、抵当権を設定する場合には「抵当権設定登記」が必要となります。この「所有権移転登記」や「抵当権設定登記」などを行う際に代表取締役の住所変更登記がされていないことによって、登記書類の内容に矛盾が生じてしまい、手続きが行えなくなってしまう可能性があります。
代表取締役以外で住所変更登記が必要な人とは？
ここまでは、株式会社の代表取締役の住所変更登記について紹介してきました。ここでは、株式会社の代表取締役以外の役員、また合同会社、有限会社において住所変更登記が必要となる人を紹介していきます。
株式会社における代表取締役以外で住所変更登記が必要な人
株式会社では代表取締役以外の役員については氏名のみが登記の絶対的記載事項であり、住所については登記の絶対的記載事項とされていません。このため、代表取締役以外の役員については引っ越しをした場合であっても住所変更登記は不要となります。
合同会社において住所変更登記が必要な人
合同会社には株式会社の代表取締役に相当する、代表社員及び職務執行者という役職が存在します。代表社員及び職務執行者の氏名及び住所は登記しなければならない事項となっているため、代表社員、職務執行者が引っ越した場合には住所変更登記が必要となります。
有限会社において住所変更登記が必要な人
有限会社では取締役と監査役の住所は絶対に登記しなければならない事項とされています。つまり、代表取締役のみならず平取締役や監査役が引っ越した場合にも住所変更登記が必要になります。
代表取締役の住所変更登記の手順とは？
ここからは、実際に代表取締役の住所変更登記を行う際の手順について紹介していきます。
STEP1：管轄法務局を調べる
代表取締役の住所変更登記を行う場合、登記申請書を管轄法務局に提出する必要があります。そのため、最初のステップとして申請書を提出すべき管轄の法務局を調べていきます。管轄する法務局を調べる際は「地名+会社登記+法務局」や「地名+法務局」などと検索すると良いかと思います。以下は検索の例となります。
- 「横浜市 会社登記 法務局」：横浜地方法務局
- 「東京 千代田区 法務局」：東京法務局
STEP2：必要書類を揃え、必要事項を記入する
次に、必要な書類を揃え、必要事項を記載する必要があります。具体的に用意するべき書類の詳細は後述するのでそちらでご確認ください。
STEP3：書類を管轄法務局に提出する
書類の準備ができたら、STEP１で調べた管轄の法務局に書類を提出しましょう。これで代表取締役の住所変更登記に関する手順は完了になります。
代表取締役の住所変更登記に必要な書類とは？
代表取締役の住所変更登記には法務局に書類を提出する必要がありました。以下では、具体的に提出が必要な書類についてご紹介します。
変更登記申請書
住所変更の登記申請書とは、実際に変更すべき事項などが記載された書類で、住所変更登記を行う際に必ず法務局に提出する必要があります。記載方法、記載例などは後ほど解説しますのでそちらをご確認ください。
収入印紙貼付台紙
住所変更登記を行う場合には登録免許税がかかります。この登録免許税は収入印紙を用いて納付し、その収入印紙を貼り付けた収入印紙貼付台紙を法務局に提出する必要があります。
代理権限証書
住所変更登記を自分で行うのが面倒な場合や自分でやる時間がない場合には、司法書士などの代理人に依頼することができます。この場合、上記の2つの書類に加え代理権限証書(委任状)の提出も必要になります。
代表取締役の住所変更登記の際に必要な登録免許税の金額とは？
代表取締役の住所変更登記の際に必要となる登録免許税の金額は会社の資本金の額によって異なります。また、司法書士などに変更登記を代理する場合、下記とは別に手数料が発生します。
資本金が1億円以下の場合
資本金1億以下の株式会社の場合、代表取締役の住所変更登記に必要な登録免許税の金額は10,000円です。10,000円分の収入印紙を購入しましょう。
資本金が1億円超の場合
資本金が1億円を超える株式会社の場合、代表取締役の住所変更登記に必要な登録免許税の金額は30,000円となります。30,000円分の収入印紙を購入しましょう。
代表取締役の住所変更登記に必要な変更登記申請書の書き方とチェックポイントとは？
ここでは、代表取締役の住所変更登記に必要となる変更登記申請書の申請方法、書き方、作成時のチェックポイントについて説明していきます。
変更登記申請書の申請方法
まず、変更登記申請書の申請方法について説明します。申請方法は書面申請とオンラインによる申請の2つの方法があります。
書面申請
書面申請とは、実際に必要事項などが記載された登記申請書を管轄の法務局へ書面(紙)で提出する方法です。書面申請には書面を直接管轄の法務局へ持参する方法と、郵送で送る方法があります。ここで、先ほども述べたように、管轄法務局とは会社の本店所在地を管轄する法務局ですが、登記事務を一部の法務局に集中させている地域が多く、会社から遠いい場合があるため郵送での提出がお勧めです。
オンライン申請
オンライン申請では代表取締役の変更手続きをネット上で行うができます。しかし、申請用総合ソフトのダウンロードや電子証明書の用意が必要になるため、書面申請と比べ一定の準備が必要となります。オンライン申請は一定の準備が必要になるため、ご自身で申請する場合は書面申請をお勧めします。
変更登記申請書の書き方
次に、変更登記申請書の書き方について説明していきます。下の図が変更登記申請書の記載例です。
ここで注意していただきたいのが「登記すべき事項」欄の移転日、移転後の住所、そして末尾に記載される代表取締役の住所は正確に記載することです。そのためにも、移転後の代表取締役の住民票を手元において作業するのがおすすめです。また、押印する印鑑は法務局に届け出た会社実印を使います。
変更登録申請書を作成する際のチェックポイント
変更登録申請書に不備があった場合、書類を再度作成するなどの手間がかかってしまいます。ここでは、そのようなことが起きないために変更登録申請書を作成する際に間違いやすいチェックポイントを7つ紹介していきます。
「本店又は主たる事務所の所在地」「商号」「代表取締役の住所」「代表取締役の氏名」を正しく記載しているか
「本店又は主たる事務所の所在地」「商号」「代表取締役の住所」「代表取締役の氏名」が正しく記載されているか確認しましょう。特に、代表取締役の住所は変更後の住所を記載する必要があります。間違えて変更前の住所を記載しないよう注意しましょう。
登記の事由が将来の日付になっていないか
変更登記は実際に変更があった後でなければ行うことはできません。つまり、代表取締役が引っ越す前に登記申請を行うことはできません。また、代表取締役が引っ越すよりも先に書類を作成している場合は登記原因の日付が将来の日付になっていないか注意してください。
申請した人または代理人の電話番号を正しく記載しているか
提出した申請書などに補正等が必要な場合、管轄の登記所からご連絡があります。そのため、登記申請した方、または代理人の電話番号が正しく記載されているかに注意してください。
収入印紙を貼付しているか
収入印紙が収入印紙貼付台紙にきちんと貼付られているか確認してください。収入印紙が汚れてしまったり、収入印紙に割印をした場合には使用できなくなっていしまうので注意してください。
登記所に提出した印鑑で押印したか
押印する印鑑は登記所に提出した会社実印である必要があります。実際に法務局に提出したものと異なっていないか確認してください。ただし、変更登記を司法書士などの代理人に依頼する場合は会社実印の押印は不要です。その場合、代表取締役の氏名の下に代理人の氏名と住所を記載し、代理人の認印を押印します。
契印を行っているか
通常、提出する申請書は収入印紙貼付台紙を含め2枚以上になります。提出する申請書が2枚以上になった場合は、申請書に押印した人が各ページのつづり目に契印する必要があります(自分で登記申請を行う場合は会社実印を契印してください)。契印がきちんと行われているか確認するようにしてください。
訂正がある際に正しい方法で訂正されているか
訂正方法についても決まりがあるため、正しい方法で訂正されているか確認してください。訂正がある場合には訂正箇所を二重線で消し、近くに正しい文字・数字を記載して、押印するようにしてください。なお、自分で登記申請を行う場合には会社実印を使用するようにしてください。修正液や修正テープを使用しての訂正は決してしないように注意してください。
代表取締役の住所変更登記に使用する代理権限証書（委任状）の書き方とチェックポイントとは？
代表取締役の住所変更登記を代理人に依頼する場合は代理権権限証書(委任状)を作成する必要があります。ここでは、代理権限証書(委任状)の書き方とチェックポイントについてご紹介します。
代理権限証書（委任状）の書き方
下の図が代理権限証書の記載例です。代理権限証書(委任状)を作成する際に使用する印鑑は変更登記申請書と同じく法務局に届けている会社実印となります。
代理権限証書（委任状）を作成する際のチェックポイント
司法書士などに登記の代理を依頼する場合に、代理権証書(委任状)に不備があると、書類を再度作成するなどの手間がかかってしまいます。そのため、代理権限証書（委任状）を作成する際の間違えやすいチェックポイントを2つ紹介します。
「本店又は主たる事務所の所在地」「商号」「代表取締役の氏名」を正しく記載しているか
「本店又は主たる事務所の所在地」「商号」「代表取締役の氏名」が正しく記載されているか確認しましょう。変更登記申請書では代表取締役の住所も記載事項でしたが、代理権限証書(委任状)では不要です。
登記所に提出した印鑑で押印したか
代理権限証書(委任状)を作成する際に使用する印鑑は変更登記申請書と同じく法務局に届けている会社実印となります。ただし、代理人に登記申請を依頼する場合の変更登記申請書には会社実印ではなく代理人の認印を押印する必要があるので注意してください。
代表取締役の住所変更登記の反映に必要な期間とは？
代表取締役の住所変更登記の反映に必要な期間はどのくらいでしょうか。申請書を提出してもすぐに変更が反映されるわけではありません。法務局での審査等が必要になるからです。
法務局の込み具合などの他の状況にもよりますが、通常申請書の提出から1週間程度で変更が反映されます。ちなみに、登記が完了する時期について各法務局がWeb上にて目安を公開しています。「完了予定 法務局 地区名」などで検索することによって管轄法務局の完了予定日を調べられるのでご活用ください。
また、1週間程度が経過し、登記が完了したとしても法務局からの通知は来ないので注意してください。登記が完了しているかどうか確認するためには自分自身で登記簿謄本を取得するか、または法務局に直接電話で確認する必要があります。
代表取締役の引っ越しの際に必要な住所変更登記以外の手続きとは？
ここまでは、代表取締役が引っ越した際に必要となる住所変更登記について説明してきました。しかし、代表取締役の住所が変わった場合、変更登記以外にも税金や社会保険に関する手続きが必要となります。以下では住所変更登記以外に必要になる手続きについて紹介します。
税務署における手続き
住所変更登記の手続きが完了し、変更が反映された登記簿謄本が取得できるようになったら、税務署での手続きが必要となります。税務署において必要となる手続きは異動届出書の提出です。
また、引っ越しをした代表取締役が個人で確定申告をしている場合には所得税の納税地の異動に関する届出書 の提出も必要になります。以下では、それぞれの書類について詳しく説明します。
異動届出書
代表取締役の住所は税務署においても登録されているため、引っ越し後の住所に変更する必要があります。ここで、税務署に提出する書類が異動届出書です。
異動届出書は国税庁のホームページからダウンロードすることができます。登記申請書と違い提出期限は定められていませんが、「遅滞なく」となっているため、できるだけ早めに提出するようにしましょう。提出方法は持参や郵送のみならずe-Taxを利用してオンライン上での行うこともできます。
所得税の納税地の異動に関する届出書
代表取締役が個人で確定申告を行っている場合には、所得税の納税地の異動に関する届出書を代表取締役の所在地を管轄する税務署への提出が必要になります。
こちらの書類も異動届出書同様、提出期限の定めはありませんが、「遅滞なく」となっているためできるだけ早めに提出するようにしましょう。提出方法は持参や郵送のみならずe-Taxを利用してオンライン上での行うことができます。
都道府県税事務所における手続き
税務署では法人税、所得税、消費税などの「国税」を扱っています。しかし、会社が納める税金には法人住民税や法人事業税といった地方税も含まれています。そのため、地方税を扱う管轄の都税事務所や道府県庁、市町村に対しても異動届出書を提出する必要があります。以下では異動届出書について詳しく説明します。
異動届出書
異動届出書は管轄する都道府県税務署に提出する必要があります。異動届出書の主な記載内容としては、会社名、本店所在地、納税地、連絡先、代表者氏名、事業年度、変更事項、変更前の住所、変更後の住所、住所変更年月日です。
ただし、管轄する都道府県によって書式が異なるため注意してください。また、管轄の都道府県によっては登記簿謄本の添付が必要となる場合があるので事前に確認するようにしましょう。持参もしくは郵送によって提出できます。
市区町村における手続き
東京23区内に本店がある場合は異動届出書は都税事務所に提出するのみです。しかし、他の地域では道府県庁に加え、市区町村にも異動届出書の提出が必要になります。市区町村に提出すべき異動届出書については以下で詳しく説明します。
異動届出書
異動届出書の記載内容は都道府県税務署に提出するものとほとんど同じですが、役所によって書式が異なるので注意してください。
また、市区町村によっては登記簿謄本の添付が必要となることがありますので、事前に確認するようにしましょう。持参もしくは郵送によって提出できます。
年金事務所における手続き
代表取締役が引っ越した場合、年金事務所においても手続きが必要となります。年金事務所に提出しなければならない書類は、健康保険・厚生年金保険事業所関係変更届と健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届の2つです。
以下ではこの２つの書類について詳しく説明します。
健康保険・厚生年金保険事業所関係変更届
健康保険・厚生年金保険事業所関係変更届は年金事務所のホームページに書式がありますので、ダウンロードし必要事項を記入してください。その後、持参または郵送にて管轄の年金事務所に提出してください。添付書類は不要です。
健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届
健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届についても年金事務所のホームページに書式がありますので、ダウンロードし必要事項を記入してください。その後、持参または郵送にて管轄の年金事務所に提出してください。添付書類は不要です。
会計士による代表取締役の住所変更登記に関するワンポイントアドバイス！
代表取締役の住所変更登記に関するワンポイントアドバイスは「自分でやるのがお得！」です。代表取締役の変更登記を司法書士などに依頼した場合、手数料を取られることになっていしまいます。
しかし、代表取締役の変更登記は法務局に提出する書類が2枚と少なく、記載事項や他の手続きも複雑ではないため自分で申請する方がお得です。
まとめ
最後までお読みいただき、ありがとうございました！代表取締役が住所変更した際の登記作業についてご理解いただけたでしょうか？最近引っ越しをした、またはこれから引っ越しを考えておられる方はぜひ参考にしてください！
